24.4.2020
ZGD
> Korporacijsko pravo

Sklic in izvedba skupščine d. d. v času ukrepov za omejitev širjenja COVID-19 (POSODOBLJENO 24. 4. 2020)

V času, ko se približuje sezona zasedanj skupščin delniških družb, se nam zastavljajo vprašanja v zvezi z varno in pravočasno izvedbo rednih letnih skupščin v luči ukrepov za omejitev širjenja COVID-19. Delniške družbe so po sedaj veljavni zakonodaji dolžne opraviti skupščino, na kateri odločijo o uporabi bilančnega dobička in razrešnici v osmih mesecih po koncu poslovnega leta (294(3) ZGD-1)1, napoveduje pa se podaljšanje tega roka za dva meseca. Kdaj in kako naj bi jih letos družbe izvedle, odgovarjamo v nadaljevanju. Informacije o napovedanih interventnih spremembah zakonodaje so zapisane v ležeči pisavi.

(OPOMBA: To je posodobljena različica prispevka, ki je bil objavljen dne 3. 4. 2020 in je na voljo na povezavi https://www.jadek-pensa.si/sklic-in-izvedba-skupscine-d-d-v-casu-ukrepov-za-omejitev-sirjenja-covid-19/.)

Kdaj naj izvedemo skupščino?

Predlagamo, da sklice skupščin odložite na kasnejši čas, saj je po sedaj veljavni zakonodaji nujno izvesti redno letno skupščino šele do 31. 8. 2020, na podlagi interventnega zakona pa naj bi bil rok podaljšan do 31. 10. 2020 (v desetih mesecih po koncu poslovnega leta). Podaljšan naj bi bil tudi rok za izvedbo revizije letnih in konsolidiranih računovodskih izkazov ter preiskave letnih računovodskih izkazov2 do 31. 8. 2020 (v osmih mesecih po koncu poslovnega leta). Revidirano letno poročilo z revizorjevim poročilom bo treba predložiti na AJPES do 31. 10. 2020 (v desetih mesecih po koncu poslovnega leta). Seveda pa lahko pri posamezni družbi nastopijo okoliščine, zaradi katerih bi bilo treba skupščino izvesti pred končnim datumom.

Ali lahko skličemo virtualno skupščino?

Skupščina delničarjev se praviloma opravi v osebni (fizični) prisotnosti delničarjev ali njihovih pooblaščencev, veljavni Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) pa že danes dopušča, da se delničarji udeležijo skupščine ali glasujejo pred skupščino ali na njej s pomočjo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti, vendar pod pogojem, da je le-to urejeno v statutu družbe (297 (4) ZGD-1). V statutu družbe je treba urediti postopek izvedbe skupščine, pri čemer je zlasti pomemben način identifikacije delničarjev ter zagotovitev varnega in delujočega sistem elektronskega komuniciranja. Statut lahko tudi pooblasti poslovodstvo, da ta postopek podrobneje uredi. Družbe, ki imajo takšno pooblastilo v statutu, lahko nemudoma pristopijo k ureditvi tega postopka.

V pripravi pa je že začasna prilagoditev korporacijske zakonodaje za delniške družbe, ki naj bi omogočila izvedbo skupščine z uporabo elektronskih sredstev, določila naj bi se posebna pravila glede priprave zapisnika in ugotavljanja identitete delničarjev na skupščinah, ki bodo potekale s pomočjo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti. Enaka ureditev naj bi veljala tudi za komanditne delniške družbe in evropske delniške družbe. Tudi že sklicane skupščine družb bi se lahko poslužile navedenih novosti, pod pogojem, da najpozneje sedmi dan pred zasedanjem skupščine obvestijo delničarje in osebe iz prvega odstavka 299. člena ZGD-1 o spremembi sklica skupščine ter javno objavijo pravila postopka.

V Nemčiji je bila korporacijska zakonodaja že prilagojena in se lahko skupščine izvajajo na korespondenčen (virtualen) način, tudi če tega nimajo izrecno urejenega v statutu družbe.

Kaj če nadzornemu svetu še pred zasedanjem skupščine poteče mandat?

Zasedanje skupščine naj ne bi bilo več nujno potrebno iz razloga poteka mandatov. Interventna zakonodaja naj bi namreč podaljšala mandatne dobe članov nadzornega sveta ali upravnega odbora do prve naslednje skupščine, če skupščina še ni odločala o imenovanju novega člana nadzornega sveta ali upravnega odbora, v vmesnem času pa je mandatna doba članov nadzornega sveta ali upravnega odbora potekla. Navedena sprememba naj bi učinkovala na vse mandate (podeljene na skupščini družbe), tako da ni pomembno, ali je nadzorni svet oz. upravni odbor še sklepčen ali ne. Tako ne bo niti nastala potreba po sodnem imenovanju manjkajočih članov organov nadzora (256 ZGD-1). Sodišča sicer sedaj o tem ne odločajo (Odredba Vrhovnega sodišča RS z dne 13. 3. 2020).  Če pa bi sodišča v teh zadevah začela odločati, pa bi bil možen odpoklic takega člana preko sodišča v skladu s členom 276(2) ZGD-1 iz utemeljenih razlogov. Pri tem velja omeniti, da bodo zaradi izrednega podaljšanja mandatov le-ti lahko presegli tudi maksimalno trajanje šestih let (255(1) ZGD-1).

Kaj bo potrebno za izvedbo virtualne skupščine?

Na podlagi interventne zakonodaje bi poslovodstvo lahko imelo več možnosti izvedbe skupščine. Ob soglasju nadzornega organa bi lahko odločilo, da se lahko delničarji udeležijo skupščine ali glasujejo pred skupščino ali na njej s pomočjo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti. Lahko pa bi se tudi odločilo, da se skupščina izvede s pomočjo elektronskih sredstev izključno brez fizične prisotnosti delničarjev. Udeležba in glasovanje s pomočjo elektronskih sredstev bi bila lahko odvisna samo od zahtev in omejitev, ki so potrebne za ugotavljanje identitete delničarjev ter varnega elektronskega komuniciranja in do mere, sorazmerne za uresničitev tega cilja, kot je že sedaj zapisano  v členu 297 (4) ZGD-1. Poslovodstvo bi moralo določiti pravila postopka za udeležbo ali glasovanje iz prejšnjega odstavka, ter ga ustrezno objaviti do objave sklica takšne skupščine. Tudi v primeru virtualne skupščine bi bilo treba spoštovati pravila pravočasne prijave na skupščino. Identiteto prisotnih ali zastopanih delničarjev in njihovih zastopnikov bi preverjala oseba, ki je sklicala skupščino, ali predsednik skupščine, pri sestavi zapisnika skupščine pa bi bilo treba upoštevati posebne določbe glede ugotavljanja izida glasovanja.

Ali s sklicem skupščine kršimo omejitve javnega zbiranja in gibanja?

Skupščina družbe ni javen dogodek, saj so skupščine namenjene le delničarjem, ne pa splošni javnosti. Je delovni sestanek delničarjev, na katerem sprejemajo odločitve, za katere jih pooblašča ZGD-1. Skupščina delničarjev je organ družbe, zato njeno zasedanje sodi v redno dejavnost družbe. Dejavnost gospodarske družbe pa je gospodarska dejavnost. Fizičnim osebam je dovoljeno gibanje, dostop in zadrževanje na javnem kraju za opravljanje gospodarske dejavnosti (2. alineja 3(1) člena Odloka o začasni splošni prepovedi gibanja in zbiranja ljudi na javnih mestih in površinah v Republiki Sloveniji ter prepovedi gibanja izven občin; »Odlok«), tako da se skupščine lahko udeležijo tudi, če je njihovo bivališče zunaj občine, v kateri bo izvedena skupščina.

Dokler je gibanje posameznikov med občinami omejeno, priporočamo, da prijavljenim osebam družba izda potrdilo o prijavi in udeležbi na skupščini družbe, s katerim se bodo lahko posamezniki izkazali ob morebitnem preverjanju s strani pristojnih organov. Na to jih velja posebej opozoriti.

Kako zmanjšati število udeležencev na skupščini?

Če se skupščina izvaja s fizično prisotnostjo delničarjev, bi si morali tako družba kot delničarji prizadevati, da se skupščine udeleži čim manj fizičnih oseb, zato je nadvse primerno zbiranje pooblastil. To je treba najaviti tudi v samem sklicu skupščine. Delničarji lahko namreč dajo pooblaščencem zelo omejena pooblastila (jasno določeno stališče k posameznemu predlogu sklepa na dnevnem redu) ali pa splošno pooblastilo. Zbiranje pooblastil je treba izvesti v skladu s 310. členom ZGD-1. Kadar so delničarji med seboj povezane osebe, se je smotrno dogovoriti, da jih zastopa s fizično udeležbo le eden izmed njih, po pooblastilu ostalih. Če bo potrjena predlagana interventna zakonodaja, bi lahko delničar v javnih delniških družbah imenoval svojega pooblaščenca za zastopanje na skupščini v skladu s šestim odstavkom 308. člena ZGD-1 tudi z uporabo elektronskih sredstev, delničarjem pa naj bi bilo omogočeno tudi glasovanje po pošti še pred zasedanjem skupščine. Podrobnejša pravila naj bi pripravilo in objavilo poslovodstvo družbe še pred objavo sklica skupščine.

V primeru izvedbe skupščine s fizično prisotnostjo delničarjev je primerno, da se skupščine udeleži čim manj predstavnikov poslovodstva in nadzornega organa (le kolikor je nujno potrebno), na dnevni red pa naj se uvrstijo le nujne točke. Vse, kar ni nujno, naj se uvrsti na dnevni red skupščine, ki bo sklicana po koncu ukrepov za preprečevanje širjenja epidemije COVID-19.

V primeru virtualne skupščine pa število prisotnih delničarjev ni problematično in se delničarji lahko skupščine udeležijo še v večjem številu kot običajno. Interventni zakon naj bi izrecno dovolil tudi sodelovanje članom organov vodenja ali nadzora na skupščini prek prenosa slike in tona, če gre za skupščino, ki poteka s pomočjo elektronskih sredstev, čeprav bi bilo takšno sodelovanje izključeno s statutom ali poslovnikom skupščine.

Ali moramo na skupščini izvajati zaščitne ukrepe?

Skupščine pa se seveda lahko udeležijo le tisti delničarji, ki pravočasno prijavo svojo udeležbo v skladu s statutom družbe in sklicem skupščine. Skupščino s fizično prisotnostjo delničarjev in njihovih pooblaščencev je treba izvesti skladno z varnostnimi ukrepi za preprečevanje širjenja epidemije COVID-19, ki jih določa 6. člen Odloka – ohranjanje varne razdalje in uporaba zaščitnih mask.

Kako naj zagotovimo ustrezne informacije delničarjem pred skupščino?

Družba mora delničarjem omogočiti vpogled v gradivo skupščine na sedežu družbe (297.a člen ZGD-1). V izogib nenujnim stikom predlagamo, da se kopija gradiva dostavi vsakemu delničarju na njegovo zahtevo oziroma da se gradiva v celoti objavijo na spletni strani družbe.

Čeprav družba ne more izvesti virtualne skupščine, ker nima potrebnih določb v statutu ali družba ne razpolaga s primernimi elektronskimi sredstvi, pa lahko zaradi zagotavljanja transparentnosti delovanja omogoči video prenos skupščine za delničarje, ki so svojo udeležbo pravočasno prijavili, če ima na razpolago ustrezno tehnologijo.

Ali bomo lahko zagotovili prisotnost notarja?

Pri izvedbi skupščin je treba paziti tudi na omejitve pri poslovanju notarjev, zato je treba z izbranim notarjem v naprej preveriti čas in pogoje izvedbe skupščine. Poslovanje notarjev je sedaj časovno omejeno (Odredba o začasnem delovnem času notarjev v času trajanja epidemije virusne okužbe SARS-CoV-2 (COVID-19)), predsednik Notarske zbornice Slovenije pa lahko sprejme še dodatne začasne ukrepe v zvezi s poslovanjem notarjev.

Kaj pa poslovanje nadzornih organov?

Upravni odbor in nadzorni svet naj nadaljujeta svoje delo, pri čemer naj seje opravljata na korespondenčne način oziroma z uporabo telefonskih konferenc, elektronskih medijev ali kako drugače, tako da se člani izognejo osebnemu fizičnemu stiku. Tudi če takšen način poslovanja ni predviden po poslovniku, se lahko seje opravijo na takšen način neposredno na podlagi ZGD-1. To ne bo mogoče le v primeru, da statut ali poslovnik tak način poslovanja izrecno izključujeta. Če gre le za poslovniško določbo, potem lahko organ na prvi seji, ki jo izvede s fizično prisotnostjo, takšne poslovniške določbe popravi in dopolni glede na potrebe v danih okoliščinah. Večja zadrega bo nastala, če korespondenčen način delovanja organa izključuje statut, saj bi bila v tem primeru potrebna sprememba statuta na skupščini družbe. V primeru, da statut ne predpisuje soglasja vseh članov za izvedbo korespondenčne seje, priporočamo, da v poslovniku omilite to določbo in začasno predvidite, da soglasje vseh ni potrebno, ampak le večine (257(7) ZGD-1).


1. Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 65/09 – UPB, s spremembami; »ZGD-1«).
2. Po sedaj veljavni zakonodaji, mora biti opravljena revizija letnega poročila in preiskava letnih računovodskih izkazov v šestih mesecih po koncu poslovnega leta (člen 57 (5,7) ZGD-1).