Sklic in izvedba skupščine delniške družbe v času veljavnosti ukrepov za omejitev širjenja COVID-19
Državni zbor RS je v Zakonu o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije COVID-19 (PKP6)1 sprejel tudi začasne ukrepe v zvezi z izvedbo skupščin gospodarskih družb, s čimer se začasno spreminja Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1).2 Čeprav se največ zasedanj skupščin delniških družb in družb z omejeno odgovornostjo opravi v mesecih od junija do septembra in je letos večina zasedanj minila brez posebnosti, saj v tem času ukrepi za preprečevanje epidemije COVID-19, na srečo, niso bili potrebni, pa se potreba po sklicevanju skupščin družb pojavlja tudi v drugih mesecih leta. Državni zbor je zato na predlog Vlade RS sprejel tudi nekaj začasnih ukrepov glede zasedanja skupščin kapitalskih gospodarskih družb, da bi omogočil čim bolj nemoteno delovanje teh gospodarskih družb. Uvodoma naj poudarimo, da sklic skupščine gospodarske družbe (ali seje njenih organov vodenja ali nadzora) s fizično prisotnostjo tudi v tem času epidemije COVID-19 ni prepovedan, saj gre za redno dejavnost gospodarske družbe, začasni ukrepi le olajšujejo izvedbo tovrstnih poslovnih srečanj na daljavo.
Začasni ukrepi bodo praviloma veljali le za skupščine, ki bodo sklicane v času epidemije COVID-19, pod določenimi pogoji pa tudi za skupščine, ki so bile sklicane pred uveljavitvijo PKP6. Kar je navedeno za skupščine delniške družbe, smiselno velja tudi za skupščine komanditne delniške družbe in evropske delniške družbe, razen če je drugače zapisano. Posebna začasna ureditev velja tudi za ločeno zasedanje in ločeno glasovanje iz 313. člena ZGD-1. Nekatera pojasnila v prispevku veljajo tudi za skupščine družb z omejeno odgovornostjo.
V nadaljevanju povzemamo najpomembnejše informacije v zvezi z izvedbo skupščin gospodarskih družb v času trajanja izrednih ukrepov za omejitev širjenja COVID-19.
Ali lahko skličemo skupščino s fizično prisotnostjo delničarjev oziroma družbenikov?
Da, skupščino lahko skličete in izvedete brez uporabe elektronskih sredstev, saj združevanje oseb za namen opravljanja gospodarske dejavnosti ni prepovedano. Skupščina delničarjev ali družbenikov je namreč organ družbe, zato njeno zasedanje sodi v redno dejavnost družbe. Seveda pa je treba upoštevati predpisane in priporočene varnostne ukrepe za preprečevanje širjenja epidemije COVID-19, ki jih določa Odlok3 – npr. ohranjanje varne razdalje in uporaba zaščitnih mask.
Dokler je gibanje posameznikov med občinami omejeno, priporočamo, da prijavljenim osebam družba izda potrdilo o prijavi in udeležbi na skupščini družbe, s katerim se bodo lahko posamezniki izkazali ob morebitnem preverjanju s strani pristojnih organov. Na to jih velja posebej opozoriti v sklicu skupščine.
Kako zmanjšati število udeležencev na skupščini?
Če se skupščina izvaja s fizično prisotnostjo delničarjev ali družbenikov, bi si morali tako družba kot delničarji oziroma družbeniki prizadevati, da se skupščine udeleži čim manj fizičnih oseb, zato je nadvse primerno zbiranje pooblastil. To je smiselno najaviti tudi v samem sklicu skupščine. Delničar lahko pooblasti drugo poslovno sposobno fizično ali pravno osebo za zastopanje na skupščini (308(6) ZGD-1). Delničarji lahko dajo pooblaščencem zelo omejena pooblastila (jasno določeno stališče k posameznemu predlogu sklepa na dnevnem redu) ali pa splošno pooblastilo. Zbiranje pooblastil v delniški družbi je treba izvesti v skladu s 310. členom ZGD-1. Kadar so delničarji med seboj povezane osebe, se je smotrno dogovoriti, da jih zastopa s fizično udeležbo le eden izmed njih, po pooblastilu ostalih.
V skladu z novelo PKP6 bo delničarjem lahko omogočeno tudi glasovanje po pošti še pred zasedanjem skupščine (76. člen PKP6).
V primeru izvedbe skupščine s fizično prisotnostjo delničarjev je primerno, da se skupščine udeleži čim manj predstavnikov poslovodstva in nadzornega organa (le toliko, kolikor je nujno potrebno), na dnevni red pa naj se uvrstijo le nujne točke. Vse, kar ni nujno, naj se uvrsti na dnevni red skupščine, ki bo sklicana po koncu ukrepov za preprečevanje širjenja epidemije COVID-19.
V primeru elektronske ali virtualne skupščine pa število prisotnih delničarjev ni problematično in se delničarji lahko skupščine udeležijo še v večjem številu kot običajno. PKP6 izrecno dopušča, da se člani organov vodenja ali nadzora udeležijo skupščine prek prenosa slike in tona, če gre za skupščino, ki poteka s pomočjo elektronskih sredstev, čeprav bi bilo takšno sodelovanje izključeno s statutom ali poslovnikom skupščine (71. člen PKP6).
Ali lahko skličemo virtualno skupščino, če to ni urejeno v našem statutu?
Splošno veljavna ureditev po ZGD-1 praviloma predvideva izvedbo skupščine delničarjev v osebni (fizični) prisotnosti delničarjev ali njihovih pooblaščencev, ZGD-1 pa dopušča tudi, da se delničarji udeležijo skupščine ali glasujejo pred skupščino ali na njej s pomočjo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti, vendar pod pogojem, da je le-to urejeno v statutu družbe (297 (4) ZGD-1). V statutu družbe je treba urediti postopek izvedbe skupščine, pri čemer je zlasti pomemben način identifikacije delničarjev ter zagotovitev varnega in delujočega sistem elektronskega komuniciranja. Statut lahko tudi pooblasti poslovodstvo, da ta postopek podrobneje uredi. Družbe, ki imajo takšno pooblastilo v statutu, lahko nemudoma pristopijo k ureditvi tega postopka. Takšna ureditev bo veljavna tudi po preklicu epidemije COVID-19.
Začasna prilagoditev korporacijske zakonodaje z novelo PKP6 pa omogoča izvedbo skupščine delniške družbe z uporabo elektronskih sredstev (virtualna ali elektronska skupščina) tudi za družbe, ki tega ne urejajo v svojem statutu. Udeležba in glasovanje na virtualni skupščini sta odvisna samo od zahtev in omejitev, ki so potrebne za ugotavljanje identitete delničarjev ter varnega elektronskega komuniciranja, vse skupaj pa do mere, sorazmerne za uresničitev tega cilja, kot je že sedaj zapisano v členu 297 (4) ZGD-1. Ta pravila za izvedbo virtualne skupščine določi poslovodstvo družbe (uprava ali upravi odbor) in ga javno objavi na mestih, kjer je družba dolžna objaviti sklic skupščine, najkasneje do dneva sklica skupščine (72. člen PKP6). Ker gre za izreden način izvajanja skupščine, določitev pravil za izvedbo virtualne skupščine ne more šteti za tekoči posel, ki ga lahko samostojno opravijo izvršni direktorji v enotirnem sistemu upravljanja delniške družbe, ampak mora o tem odločiti upravni odbor (izredno poslovodno dejanje).
Ali PKP6 določa posebne pogoje za izvedbo virtualne skupščine?
Poslovodstvo mora za sklic virtualne skupščine pridobiti soglasje organa nadzora (73(1) PKP6). V primeru enotirnega sistema upravljanja delniške družbe je potreben le sklep upravnega odbora, saj skupščino lahko skliče le upravni odbor, ki pa je hkrati tudi organ nadzora. V dvotirnem sistemu upravljanja skupščino skliče uprava s soglasjem nadzornega sveta. PKP6 ne določa, da bi uprava morala pridobiti tudi soglasje nadzornega sveta za določitev pravil izvedbe virtualne skupščine (v skladu s členom 72(2) PKP6), vendar pa priporočamo, da uprava ta pravila pripravi že ob sklicu skupščine in jih predloži nadzornemu svetu v soglasje skupaj s predlogom sklica skupščine. To tudi smiselno izhaja iz določitve drugih pogojev za izvedbo virtualne skupščine, in sicer lahko družba izvede virtualno skupščino, če (kumulativno) zagotovi:
- prenos slike in tona celotne skupščine v realnem času,
- pogoje za ugotavljanje identitete delničarjev ali njihovih pooblaščencev,
- da je glasovanje delničarjev ali njihovih pooblaščencev na skupščini možno z uporabo elektronskih sredstev, ter da so zagotovljeni pogoji za varno elektronsko komuniciranje in
- da lahko delničarji uresničujejo delničarjevo pravico do obveščenosti iz 305. člena ZGD-1 z uporabo elektronskih sredstev, ob upoštevanju posebnih določb v PKP6 (glej naslednje pojasnilo).
Katere posebnosti veljajo pri izvedbi virtualne skupščine delniške družbe po PKP6?
Kot že rečeno, mora poslovodstvo določiti pravila postopka za udeležbo ali glasovanje in jih ustrezno objaviti do objave sklica takšne skupščine.
Tudi v primeru virtualne skupščine je treba spoštovati pravila pravočasne prijave na skupščino, enako tudi v primeru, ko lahko delničarji ali družbeniki glasujejo po pošti.
Identiteto prisotnih ali zastopanih delničarjev in njihovih zastopnikov na virtualni skupščini bo preverjala oseba, ki je sklicala skupščino, ali predsednik skupščine, pri sestavi zapisnika skupščine pa bo treba upoštevati posebne določbe glede ugotavljanja izida glasovanja.
V javnih delniških družbah bodo delničarji lahko imenovali svojega pooblaščenca za zastopanje na virtualni skupščini v skladu s sedmim odstavkom 308. člena ZGD-1 tudi z uporabo elektronskih sredstev.
Pri izvrševanju pravice do obveščenosti na virtualni skupščini pa lahko poslovodstvo družbe že v sklicu skupščine določi, da morajo delničarji predložiti družbi vprašanja z uporabo elektronskih sredstev najkasneje dva dneva pred skupščino.
PKP6 v 71. členu dopušča, da lahko v času trajanja epidemije člani organov vodenja ali nadzora sodelujejo na elektronski ali virtualni skupščini prek prenosa slike in tona.
Kako naj zagotovimo ustrezne informacije delničarjem pred skupščino?
Družba mora delničarjem omogočiti vpogled v gradivo skupščine na sedežu družbe (297.a člen ZGD-1). V izogib nenujnim stikom predlagamo, da se kopija gradiva dostavi vsakemu delničarju na njegovo zahtevo oziroma da se gradiva v celoti objavijo na spletni strani družbe.
Čeprav družba ne more izvesti virtualne skupščine, ker nima potrebnih določb v statutu ali družba ne razpolaga s primernimi elektronskimi sredstvi, pa lahko zaradi zagotavljanja transparentnosti delovanja omogoči video prenos skupščine za delničarje, ki so svojo udeležbo pravočasno prijavili, če ima na razpolago ustrezno tehnologijo.
Ali lahko delničarji ali družbeniki glasujejo tudi po pošti?
Poslovodstvo družbe se lahko ob soglasju nadzornega organa odloči tudi, da lahko delničarji ali družbeniki glasujejo po pošti pred zasedanjem skupščine (76 PKP6). Ker je dnevni red objavljen v naprej, je takšno glasovanje mogoče. Tudi glasovanje po pošti je lahko odvisno samo od zahtev in omejitev, ki so potrebne za ugotavljanje identitete delničarjev, in do mere, sorazmerne za uresničevanje tega cilja. Tudi v tem primeru mora poslovodstvo v naprej določiti pravila glasovanja po pošti in jih objaviti na način oziroma na mestih, kjer je družba dolžna objaviti sklic skupščine, najkasneje do dneva sklica skupščine.
Kdo lahko izpodbija sklepe virtualne skupščine?
Sklepe virtualne skupščine bodo lahko izpodbijali delničarji, ki so uresničevali glasovalno pravico na skupščini, ne glede na to, da na elektronski ali virtualni skupščini družbe niso takoj obvestili o nameravani tožbi, kot to določa prvi odstavek 397. člena ZGD-1 (73(2) PKP6).
PKP6 v 77. členu omejuje razloge za izpodbijanje sklepov virtualne skupščine, in sicer sklepa, sprejetega na elektronski ali virtualni skupščini, ni mogoče izpodbijati iz razloga kršitve pravic, ki so posledica tehničnih motenj pri uporabi tehničnih sredstev, razen če so tehnične motnje posledica hude malomarnosti ali naklepa na strani družbe, ki je sklicala skupščino. Sklepa skupščine, sprejetega na virtualni skupščini, prav tako ni mogoče izpodbijati iz razloga po drugem odstavku 395. člena ZGD-1 zgolj zaradi omejitve delničarjeve pravice do obveščenosti v skladu z 73. členom PKP6, ki je posledica izvedbe virtualne skupščine.
Kaj pa skupščine, ki so bile sklicane pred uveljavitvijo PKP6?
Ne glede na določbe ZGD-1 se lahko skupščina, ki je bila sklicana pred uveljavitvijo tega zakona, izvede kot elektronska ali virtualna skupščina v skladu s PKP6. Vendar pa mora družba najpozneje sedmi dan pred zasedanjem skupščine obvestiti delničarje in osebe iz prvega odstavka 299. člena ZGD-1 o spremembi sklica skupščine in javno objaviti pravila postopka iz drugega odstavka 72. člena ali četrtega odstavka 73. člena PKP6 ter drugega odstavka 75. člena in drugega odstavka 76. člena PKP6 na mestih, kjer je družba dolžna objaviti sklic skupščine (80 in 81 PKP6).
Kaj pa poslovanje nadzornih organov?
Tudi delovanje organov vodenja in nadzora sodi v redno dejavnost gospodarske družbe, zato za tovrstne sestanke ne velja prepoved združevanja. Kadar je osebno srečevanje članov organov vodenja in nadzora potrebno zaradi opravljanja njihovih nalog v okviru redne dejavnosti družbe, se izvaja ob upoštevanju varnostnih ukrepov. Osebno srečevanje je včasih nujno zaradi zaščite zaupnosti poslovnih informacij ter učinkovitejše razprave in usklajevanja mnenj, vendar pa se priporoča, da se izkoristijo možnosti uporabe elektronskih komunikacijskih sredstev, kadar le-ta omogočajo enakovredno kakovost in učinkovitost opravljanja nalog članov organov vodenja in nadzora.
Upravni odbor in nadzorni svet lahko seje opravljata na korespondenčne način oziroma z uporabo telefonskih konferenc, elektronskih medijev ali kako drugače, tako da se člani izognejo osebnemu fizičnemu stiku. Tudi če takšen način poslovanja ni predviden po poslovniku, se lahko seje opravijo na takšen način neposredno na podlagi ZGD-1. To ne bo mogoče le v primeru, da statut ali poslovnik tak način poslovanja izrecno izključujeta. Če gre le za poslovniško določbo, potem lahko organ na prvi seji, ki jo izvede s fizično prisotnostjo, takšne poslovniške določbe popravi in dopolni glede na potrebe v danih okoliščinah. Večja zadrega bo nastala, če korespondenčen način delovanja organa izključuje statut, saj bi bila v tem primeru potrebna sprememba statuta na skupščini družbe. V primeru, da statut ne predpisuje soglasja vseh članov za izvedbo korespondenčne seje, priporočamo, da v poslovniku omilite to določbo in začasno predvidite, da soglasje vseh ni potrebno, ampak le večine (257(7) ZGD-1).
Ali PKP6 prinaša kakšno novost tudi za družbe z omejeno odgovornostjo?
Za družbo z omejeno odgovornostjo prav tako veljajo posebnosti glede sestave notarskega zapisnika, kadar je le-ta potreben, ter začasna ureditev glede možnosti sodelovanja članov organov vodenja in nadzora prek prenosa slike in tona na elektronski skupščini.
Družbeniki v d.o.o. se lahko že po sedaj veljavni zakonodaji (drugi odstavek 507. člena ZGD-1 ) odločijo, da že sklicane skupščine ne bodo opravili s fizično prisotnostjo, ampak bodo svoje glasove posredovali poslovodji pisno, telefonsko, telegramsko ali z uporabo podobnih tehničnih sredstev, če tako sklenejo s pisno izjavo vsi družbeniki. Začasni ukrep po 79. členu PKP6 pa dopušča sprejem takšnega sklepa z večino glasov.
1. ZIUOPDVE (Uradni list RS, št. 175/20; »PKP6«).
2. Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 65/09 – UPB, s spremembami; »ZGD-1«).
3. Odlok o začasnih ukrepih za zmanjšanje tveganja okužbe in širjenja okužbe z virusom SARS-CoV-2 (Uradni list RS, št. 124/20, 135/20 in 143/20).
