(OPOMBA: To je posodobljena različica prispevka, ki je bil objavljen dne 13. 12. 2020 in je na voljo na povezavi https://www.jadek-pensa.si/delo-od-doma-obstojeca-vsakodnevna-vprasanja-vprasanja-povezana-z-delom-od-doma-v-casu-epidemije-covid-19-novosti-v-pkp6/.)
1. KDAJ GRE ZA DELO NA DOMU IN KATERO DELO JE MOGOČE OPRAVLJATI OD DOMA
Odgovor, kdaj gre za delo na domu, je urejen z Zakonom o delovnih razmerjih (v nadaljevanju: ZDR-1), ki delo na domu opredeljuje kot opravljanje del na svojem domu ali v prostorih po svoji izbiri, ki so izven delovnih prostorov delodajalca. Hkrati se za delo od doma šteje tudi delo na daljavo, ki ga delavec opravlja z uporabo informacijske tehnologije.
Skladno z zakonodajo lahko delavec na domu opravlja le tisto delo, ki sodi v dejavnost delodajalca ali ki je potrebno za opravljanje dejavnosti delodajalca. Pri tem je izključeno delo, ki je škodljivo ali pri opravljanju katerega obstaja nevarnost, da postane škodljivo za delavce, ki delajo na domu, ali za življenjsko in delovno okolje, kjer se delo opravlja. Pri odločanju o primernosti dela na domu je treba upoštevati tudi Zakon o varnosti in zdravju pri delu, ki določa ukrepe, potrebne za zagotovitev varnosti in zdravja delavcev, o čemer podrobneje pišemo v koraku 5. Delo na domu je prepovedano tudi, kadar to določa poseben zakon, vendar je treba tukaj opozoriti, da trenutno ni predpisa, ki bi taka dela določal.
Pred odločitvijo glede ureditve dela na domu morajo delodajalci torej rešiti vprašanje, katera delovna mesta v delovni organizaciji je mogoče opravljati na domu in ali je njihovo varno opravljanje mogoče zagotoviti tudi na domu. Pri odločanju o tveganjih je potrebno upoštevati določila Zakona o varstvu in zdravju pri delu, ki ga je v času izrednih razmer potrebno razlagati v luči novejših interpretacij Inšpektorata RS za delo, ki je odgovoren za izvajanje zakona, o katerem govorimo v nadaljevanju.
2. KAKO JE UREJENO DELO NA DOMU?
V času izrednih razmer epidemije bolezni COVID-19 se delodajalec lahko odloči, da delo na domu odredi enostransko ali v soglasju z delavcem. Kakšna je torej razlika in kdaj se lahko delodajalec odloči za eno ali drugo?
Delo na domu v običajnih okoliščinah (tj. v okoliščinah, ki ne konstituirajo izrednih razmer) je urejeno v členih 68–72 ZDR-1, ki določajo, da se delo na domu uredi med delavcem in delodajalcem s pogodbo o zaposlitvi. V tem primeru gre za dogovor delavca in delodajalca, ki dosežeta soglasje glede opravljanja dela na domu, ki zaradi tega izhaja iz pogodbe o zaposlitvi. Taka ureditev dela od doma velja za čas sklenitve pogodbe oziroma za čas, kot je to določeno v pogodbi. Kljub temu, da naj bi se ob dogovoru o spremembi kraja dela, ki pomeni ureditev dela na domu skladno s členom 49 ZDR- 1, sklenila nova pogodba o zaposlitvi, je v praksi običajno, da delavec in delodajalec za ureditev medsebojnih razmerji za čas opravljanja dela na domu skleneta aneks k pogodbi o zaposlitvi.
Zaradi teženj po poenostavitvi postopka urejanja dela na domu je bilo sprejeto stališče, da se epidemija bolezni COVID-19 lahko šteje kot izjemna okoliščina v skladu z določili ZDR-1, zaradi česar lahko delodajalci uredijo delo na domu enostransko na podlagi člena 169 ZDR-1. Člen 169 ZDR-1 tako predvideva odstop od določil zakona za primer izjemnih okoliščin, kar zajema tudi odrejanje dela na domu. Zakon v tem delu ureja spremembo dela zaradi naravnih in drugih nesreč, kadar je zaradi tega ogroženo življenje in zdravje ljudi. V takšnem primeru lahko delodajalec začasno spremeni vrsto in/ali kraj opravljanja dela tudi brez soglasja delavca, vendar le za čas, ko trajajo take okoliščine. V skladu s stališčem, ki ga je podalo Ministrstvo za delo, družino in socialne zadeve v okviru izjemnih okoliščin ne spada le čas, ko je bila razglašena epidemija, pač pa tudi čas oziroma okoliščine, ko je treba izvajati ukrepe zaradi preprečitve širjenja bolezni COVID-19 (npr. upoštevanje karantene, samoizolacije in drugih posebnih ukrepov, ki jih sprejme delodajalec zaradi omejitve tveganja za okužbo).1 Pri tem je treba poudariti, da je enostranska odreditev dela na domu v skladu s členom 169 ZDR-1 lahko le začasna in lahko traja le tako dolgo, dokler trajajo izjemne okoliščine in je sprememba dela nujno potrebna.
Pri odločanju, katero od obeh možnosti izbrati, je potrebno odgovoriti na vprašanje, kako dolgo bo delavec opravljal delo na domu. V primeru, da delodajalec želi delo na domu urediti za daljše obdobje, ker se je ta rešitev morebiti izkazala za učinkovitejšo, potem delodajalcem predlagamo, da se odločijo za prvo možnost. V kolikor je potreba po delu na domu le začasna, pa delodajalcem svetujemo, da izberejo drugo možnost. Seveda se obe možnosti med seboj ne izključujeta, kar pomeni, da lahko tudi delodajalec, ki sprva odredi delo na domu zgolj začasno, le-to kasneje spremeni. Koraki glede odreditve dela na domu pri obeh možnostih so v bistvenem podobni, kljub temu pa prihaja do nekaterih razlik, zato vam svetujemo, da se pred odločitvijo seznanite še z naslednjimi koraki, ki bi utegnili biti pomembni pri odločanju glede načina odreditve dela na domu.
Pri ureditvi dela na domu je treba izpostaviti tudi razlikovanje med situacijami, ko je delo na domu pravica oziroma možnost, ki jo omogoča delodajalec delavcem, in ko je delo od doma obvezno. V prvem primeru se lahko delavci prostovoljno odločijo, ali bodo delali od doma, v vsakem trenutku pa lahko delo opravljajo tudi v prostorih delodajalca. Na drugi strani je opravljanje dela od doma lahko tudi obvezno, bodisi vsakodnevno bodisi enkrat tedensko (recimo ob petkih) za vse zaposlene pri delodajalcu. Trenutna zakonodaja in navodila pristojnih sicer ne razlikuje med navedenima situacijama in morajo delodajalci spoštovati vse spodaj opisane korake, ne glede na to, da obravnavajo delo od doma kot možnost in ugodnost, ki jo zagotavljajo svojim zaposlenim. Se pa v praksi kažejo pogoste težnje po razlikovanju obveznosti delodajalcev pri ureditvi dela od doma glede na to, ali je le-to fakultativno ali ne.
Nadalje se pojavljajo tudi nekatere težnje, da bi bilo treba delo na domu definirati kot pravico delavcev, ki je delodajalec niti ne bi mogel urediti. Zametke te pravice lahko vidimo tudi v Direktivi 2019/1158 Evropskega parlamenta in Sveta, ki govori o usklajevanju poklicnega in zasebnega življenja staršev in oskrbovalcev, ki predvideva delo na daljavo kot obliko prožnejše ureditve dela za starše in ki jo bodo države članice, vključno s Slovenijo, morale implementirati v nacionalno zakonodajo do avgusta 2022. V zvezi s tem menimo, da je delodajalec še vedno tisti, ki organizira delovni proces in da si je težko zamisliti, da bi bil kraj opravljanja dela v domeni delavca.
KORAK 1: OBVESTILO O DELU NA DOMU
Prva večja razlika pri urejanju dela na domu v običajnih okoliščinah, tj. kadar gre za trajnejšo rešitev (prva možnost, ki jo opisujemo zgoraj) je obveščanje Inšpektorata RS za delo. Kadar urejamo delo na domu s pogodbo o zaposlitvi, je treba Inšpektorat RS za delo o takšnem načinu opravljanja dela obvestiti predhodno, torej preden delavec začne opravljati delo na domu.
Kadar gre za enostransko odreditev dela na domu, je treba Inšpektorat RS za delo o delu na domu obvestiti takoj, ko je to mogoče. To pomeni, da je takšno obvestilo možno podati tudi naknadno, tj. po tem, ko je delavec že pričel z delom na domu.
Pri začasnem urejanju dela na domu velja opozoriti, da Inšpektorata RS za delo ni potrebno obveščati o prenehanju opravljanja dela na domu. V kolikor je delo od doma datumsko omejeno in ga želijo delodajalci podaljšati oziroma ponovno uvesti, morajo o tem ponovno obvestiti Inšpektorat.
Do sedaj obseg in način obveščanja ni bil predviden, ampak so delodajalci lahko Inšpektorat RS za delo obveščali po elektronski pošti. Po uveljavitvi PKP6 delodajalci, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije, obvestilo morajo vlagati elektronsko, preko informacijskega sistema za podporo poslovnim subjektom – SPOT, ki ga upravlja ministrstvo, pristojno za javno upravo. Pri čemer je ukrep po PKP8 podaljšan do 31. decembra 2021. Pri oddaji vloge – Obvestilo o delu na domu – morajo delodajalci navesti:
- podatke o delodajalcu (naziv, naslov, matična številka in dejavnost, ki jo opravlja);
- podatke, ki se nanašajo na delavca, ki bo opravljal delo na domu (ime in priimek, naziv delovnega mesta oziroma vrsta dela s kratkim opisom dela, ki ga bo delavec opravljal, delovna sredstva in delovna oprema, ki jo bo delavec uporabljal, predvideno obdobje trajanja in predvideni delež delovnega časa opravljanja dela na domu);
- morebitna tveganja za varnost in zdravje delavca pri opravljanju dela na domu.
Na spletni strani SPOT je novi obrazec na voljo od decembra 2020. Možno ga je izpolniti s kvalificiranim digitalnim potrdilom, pri čemer lahko Inšpektorat RS za delo o delu na domu obveščajo zakoniti zastopniki oziroma pooblaščene osebe, ki si morajo za oddajo obrazca predhodno urediti pooblastilo za opravljanje postopkov prek portala SPOT. Za prijavo in podpis e-vloge pa boste potrebovali SIPASS… Vloga se lahko potem odda za matično podjetje (poslovni subjekt) ali ločeno za vsako poslovno enoto, vendar mora biti to dosledno označeno na obrazcu za urejanje pooblastila. V kolikor želi delodajalec hkrati prijaviti obsežnejši seznam delavcev, je na portalu SPOT ob vlogi na voljo Excelova predloga, ki jo izpolni in ob oddaji pripne k vlogi. Po uspešni oddaji vloge so uporabniki o tem obveščeni s povratnim e-sporočilom. Ministrstvo delodajalcem svetuje, da v obvestilo vnesejo podatke za daljše časovno obdobje, tako da jim ne bo treba obrazca izpolnjevati vsak teden.
Delodajalci, ki so v letu 2020 preko elektronske ali navadne pošte (ne preko portala SPOT) obvestili Inšpektorat RS za delo o nameravanem organiziranju dela na domu in se to delo nadaljuje tudi v letu 2021 morajo z začetkom leta 2021 ponovno obvestiti Inšpektorat RS za delo o organiziranju dela na domu, in sicer preko portala SPOT.
KORAK 2: VIDIK DELOVNEGA ČASA
V primeru dela na domu je kljub bolj ali manj rigidno organiziranemu delovnemu procesu delodajalca še vedno v veliki večini delavec tisti, ki si samostojno razporeja delovni čas. V tem primeru je delavec dolžan spoštovati pravila o varnosti in zdravju pri delu, kar pomeni, da si mora delovni čas organizirati tako, da si zagotovi ustrezne odmore in počitke (pri tem lahko delavci in delodajalci sledijo Ukrepom za neškodljivo delo z računalnikom, ki jih je izdalo Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti, kjer je npr. priporočeno, da ima delavec 10–15-minutni odmor po vsaki uri nepretrganega intenzivnega dela z računalnikom) pri delu. Delodajalec pa mora delavcu zagotavljati varnost in zdravje pri delu.
V skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti mora delodajalec voditi evidenco za delavca, ki dela od doma. V evidenco delovnega časa mora med drugim vpisovati:
- podatke o številu opravljenih ur dela,
- skupno število opravljenih ur z oznako polnega delovnega časa oziroma krajšega delovnega časa,
- podatke o številu opravljenih nadur dela.
Dejansko to pomeni, da mora delavec, ki opravlja delo na domu, voditi dnevno evidenco delovnega časa ter jo posredovati delodajalcu. V primeru, kadar je delo na domu urejeno s pogodbo o zaposlitvi, je smiselno, da delodajalec predvidi evidentiranje delovnega časa, ki ga mora izpolnjevati delavec pri delu od doma in ki omogoča ažurnost pri vpisovanju delovnih ur. V primeru, kadar je delo na domu odrejeno začasno, je stališče Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti, kot izhaja iz Obveznosti opravljanja drugega dela oziroma dela na drugem kraju (na domu) zaradi izvajanja ukrepov preprečitve širjenja koronavirusne bolezni COVID-19 na podlagi 169. člena Zakona o delovnih razmerjih z dne 22. 9. 2020, da se lahko delavec in delodajalec dogovorita za poenostavljen dogovor, kjer delavec sporoča le podatke o številu dejansko opravljenih ur dnevno, v kolikor so te drugačne od 8 ur (polni delovni čas).2
KORAK 3: ZAGOTOVITEV DELOVNIH SREDSTEV IN NADOMESTILA V ČASU DELA NA DOMU
Eno pomembnejših vprašanj, ki se zastavlja pri ureditvi dela na domu je, katera nadomestila v zvezi z delom je potrebno delavcu povrniti. Delodajalec mora delavcu pri delu na domu povrniti stroške, ki so nastali v zvezi z delom. Pri delu na domu je delavec tako upravičen do povračila stroškov prehrane med delom, ni pa upravičen do povračila stroškov prevoza na delo. Poleg tega je delavec upravičen do nadomestila za uporabo lastnih sredstev. Pri delu na domu je pomembno, da se delodajalec in delavec dogovorita o tem, kdo bo zagotavljal material in delovna sredstva za opravljanje dela na domu. Katere stroške v zvezi z delom na domu naj bi kril delodajalec, ZDR-1 ne določa. V skladu s tem velja slediti priporočilom konvencije MOD št. 184 oziroma navodilom Inšpektorata RS za delo:
- za delovna sredstva, kot so prostor, elektrika, komunikacijske povezave in podobno, ki jih bo zagotavljal delavec v času dela na domu, naj bi bilo praviloma vedno dogovorjeno nadomestilo;
- glede delovnih sredstev, kot so računalnik, mobilni telefon, tiskalnik, miza, stol in podobno pa je možno, da jih bo zagotavljal delavec, za kar naj bi delodajalec plačal nadomestilo; če ta sredstva zagotovi delodajalec, pa se nadomestilo za delovna sredstva ne plača.
Glede na dogovor oziroma ureditev med delodajalcem in delavcem o tem, kdo bo zagotavljal delovna sredstva, velja pravilo, da je je torej delavec upravičen do nadomestila za uporabo delovnih sredstev, ki jih zagotavlja sam.
Pri delovnih sredstvih, ki jih delavec zagotavlja sam, se nam zastavi vprašanje višine nadomestila. Nekatere kolektivne pogodbe na ravni dejavnosti (npr. Kolektivna pogodba za grafično dejavnost ter časopisno-informativne, založniške in knjigotrške dejavnosti) že določajo minimalno višino za uporabo delovnih sredstev. V primeru dogovora glede dela na domu s pogodbo o zaposlitvi je nadomestilo lahko določeno v pogodbi. Višina nadomestila je lahko določena tudi v splošnih aktih delodajalca. Pri določitvi višine nadomestila je smiselno upoštevati tudi Zakon o dohodnini, ki v točki 10 člena 44 določa, da se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva nadomestilo za uporabo lastnih sredstev pri delu na domu pod naslednjimi pogoji:
- material in delovna sredstva, potrebni za opravljanje dela na domu, so določeni s posebnimi predpisi, kolektivno pogodbo oziroma internimi akti delodajalca;
- sredstva so značilna, nujna in običajna za opravljanje določenega dela;
- višina nadomestila je določena na podlagi realnih stroškov, vendar ni večja od 5 % mesečne plače delavca oziroma 5 % povprečne mesečne plače v Sloveniji.
Delavec je pri delu od doma lahko upravičen tudi do povračila dejanskih stroškov. Več o tem si lahko preberete tukaj.
V kolikor nadomestilo presega ta znesek, je potrebno od razlike obračunati akontacijo dohodnine in prispevke za socialno varnost v skladu s pravili, ki vejajo za obračun plače delavca. Tudi pri začasni odreditvi dela na domu vam svetujemo, da natančno določite vprašanje nadomestila za uporabo delovnih sredstev.
V zvezi z dolžnostjo nadomestila za uporabo lastnih sredstev se v praksi pogosto zastavlja tudi vprašanje dolžnosti plačila le-tega, v kolikor je delo na domu fakultativna možnost in ugodnost delavca. Ob odsotnosti drugačne ureditve se zdi, da se delodajalec tudi v teh primerih ne more izogniti svoji obveznosti plačila nadomestila za uporabo sredstev.
V zvezi s plačilom delavcev v času dela na domu je predvsem v tujini zaznati tudi vprašanje, ali lahko delodajalec glede na kraj opravljanja dela na domu delavcem plačuje tudi različno plačo z razlago, da je na primer življenje v Ljubljani dražje kot življenje na podeželju. Menimo, da takšno razlikovanje pri nas ne bi bilo dopustno.
KORAK 4: VARSTVO POSLOVNIH SKRIVNOSTI
V tem delu delodajalcem svetujemo, da razmislijo o vprašanjih varovanja skrivnosti in drugih občutljivih podatkov ter pri odrejanju dela na domu delavcu zagotovijo dostop do varne povezave v omrežje oziroma varno povezavo do informacijskega sistem delodajalca. V skladu z Zakonom o poslovni skrivnosti je kot poslovna skrivnost informacija, ki je v pisni obliki opredeljena kot poslovna skrivnost, o njej pa so seznanjene vse osebe, ki prihajajo v stik ali se seznanijo s to informacijo, zaradi česar je pri urejanju dela od doma primerno razmisliti tudi o posebni ureditvi varovanja poslovnih skrivnosti pri delu na domu v internih aktih delodajalca. Delodajalci morajo ob tem razmisliti tudi o tem, ali so prostori, v katerih bo delavec delal, dovolj zaščiteni, da do razkritja takšnih informacij ne more priti oziroma na kakšen način se lahko te informacije najbolje zaščitijo.
Pri urejanju varovanja poslovnih skrivnosti in drugih občutljivih podatkov delodajalce opozarjamo, da pri urejanju te vsebine ne pozabijo na določila glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Predvsem je to vprašanje v fazi implementacije in nadzora nad morebitnimi določbami.
KORAK 5: VARNOST IN ZDRAVJE PRI DELU
Delodajalec mora zagotoviti varnost in zdravje delavca pri delu ne glede na vrste dela, delovno mesto ali kraj, kjer delavec opravlja delo. Pri urejanju dela na domu je potrebno upoštevati Zakon o varnosti in zdravju pri delu in v ta namen izvajati ukrepe, potrebne za zagotovitev varnosti in zdravja delavcev in drugih oseb, ki so navzoče v delovnem procesu, vključno s preprečevanjem, odpravljanjem in obvladovanjem nevarnosti pri delu, obveščanjem in usposabljanjem delavcev z ustrezno organiziranostjo in potrebnimi materialnimi sredstvi.
Običajno bo moral delodajalec izvesti vse predpisane ukrepe na področju zagotavljanja varnega in zdravega dela, kar zajema ogled delovnega mesta in izdelavo ocene tveganja. Zakonodaja ne predpisuje načina ugotavljanja zagotovitve varnega in zdravju neškodljivega dela na domu, zaradi česar je način ugotavljanja delovnih pogojev prepuščen delodajalcu. Med najpogostejše načine preverjanja ustreznosti delovnih pogojev sodijo:
- ogled delovnega mesta,
- fotografije delovnega mesta,
- vprašalniki, ki jih delavec izpolni po navodilih delodajalca.
Pri tem se naj delodajalec glede povratnih informacij posvetuje s strokovnim delavcem za varnost pri delu glede ustreznosti pridobljenih podatkov za oceno tveganja in sprejetje morebitnih ukrepov oziroma potrebe po neposrednem ogledu delovnega mesta. Delodajalec mora oceno tveganja delovnega mesta na domu izdelati predhodno.
V primeru enostranskega odrejanja dela na domu gre po mnenju Inšpektorata RS za delo predvsem pri pisarniških delih in delih z računalnikom za manj tvegana in zdravju neškodljiva dela, za katera ni pričakovati, da bi zaradi opustitve predpisanih zahtev (izdelava ocene tveganja) lahko v kratkem času, tj. v času trajanja ukrepov epidemije bolezni COVID-19, prišlo do škodljivih posledic3. Po mnenju Inšpektorata RS za delo pa morajo delodajalci delavcu podati ustrezna navodila za varno in zdravo delo. V primeru, da bi ukrep dela na domu trajal dlje časa, lahko delodajalci pristopijo k oceni tveganja delovnega mesta na domu naknadno.
NAMESTO ZAKLJUČKA
V primeru ureditve dela na domu so delodajalci v skladu z zakonodajo zavezani opredeliti:
- okoliščine, ki utemeljujejo drugačno ureditev dela (samo pri enostranski odreditvi dela na domu);
- delo, ki se bo opravljalo od doma, ki sodi v dejavnost delodajalca ali je potrebna za opravljanje dejavnosti delodajalca;
- kraj dela, kjer se bo delo izvajalo;
- obseg dela (ali gre za isti obseg dela, kot ga opravljajo delavci v prostorih delodajalca);
- način spremljanja delovnih nalog ter rezultatov delavca oziroma poročanje delavca o tem;
- delovni čas in evidentiranje delovnega časa (v primeru enostranskega odrejanja poenostavljeno evidentiranje, več o tem v koraku 2);
- delovna sredstva in material ter višina nadomestila za uporabo delavčevih sredstev (več o tem v koraku 3);
- način odrejanja in plačilo v primeru nadurnega dela;
- dosegljivost delavca, ki dela na domu;
- omogočanje varne povezave v omrežje delodajalca;
- način sporočanja podatkov, ki so pomembni za izvajanje pogodbe o zaposlitvi (npr. izraba letnega dopusta, bolezen);
- ukrepe glede varstva in zdravja pri delu (v primeru enostranskega odrejanja samo navodila delodajalca, več o tem v koraku 5).
Delodajalci so dolžni tudi obvestiti Inšpektorat RS za delo o delu na domu (predhodno oz. možnost naknadnega obvestila v primeru enostranskega odrejanja, več o tem v koraku 1).
V primeru dodatnih vprašanj glede dela na domu oziroma v kolikor potrebujete pomoč pri pripravi dokumentacije v zvezi z delom na domu, se lahko obrnete na nas.
1. Stališče dostopno na: https://www.gov.si/teme/koronavirus-sars-cov-2/ukrepi-za-zajezitev-sirjenja-okuzb/
2. Ibid.
3. Mnenje Inšpektorata RS za delo dostopno na: https://www.gov.si/novice/2020-03-18-delo-na-domu-in-zagotavljanje-varnega-in-zdravega-dela-v-izrednih-razmerah/