Skladnost in odnosi: kdaj za pomoč prositi pravnika?

Katere so letošnje delovnopravne novosti, ki jih morate poznati? Lahko res vodje s pomočjo z zunanjih strokovnjakov nadomestijo kadrovske oddelke? Kakšna je vloga zunanjega pravnega svetovalca pri zagotavljanju skladnosti in reševanju sporov?

Namen članka je osvetliti zapleteno medsebojno delovanje kadrovskih in pravnih strokovnjakov ter poudariti našo skupno vlogo pri oblikovanju odpornih, skladnih in uspešnih podjetij v današnjem zahtevnem in nenehno spreminjajočem se okolju.

Za začetek se spomnimo odmevne izjave Grega Jacksona, ustanovitelja in direktorja britanske uspešne družbe Octopus Energy^[1], iz leta 2021. Takrat je v intervjuju za BBC izjavil, da HR oddelki ne osrečujejo zaposlenih niti ne prispevajo k produktivnosti družbe. Zato družba Octopus Energy, ki je imela leta 2021 več kot 1500 zaposlenih, HR oddelka nima.^[2]

Po tej izjavi so se v HR svetu dvignile polemike o vlogi in dejanski pomembnosti HR oddelkov. Iz intervjuja je moč razbrati, da po mnenju Grega Jacksona lahko vodje pokrijejo vse izzive, s katerimi se sicer ukvarjajo zaposleni kadrovski strokovnjaki.

Zdi se, da je tako mnenje zelo ugodno za nas, zunanje strokovnjake, ki se ukvarjamo z delovnopravnimi in kadrovskimi vprašanji. Vsaj na prvi pogled se zdi, da bo več potreb po naših storitvah, če podjetja nimajo zaposlenih na tem področju. Pa to drži? Lahko res vodje s pomočjo z zunanjih strokovnjakov nadomestijo kadrovske oddelke?

Kot odvetnica, specializirana za področje delovnega prava, že vrsto let svetujem strankam in tesno delam z notranjimi kadrovskimi strokovnjaki. Pri delu opažam, kako zelo se je vloga kadrovskih služb v zadnjem obdobju spremenila.

Kadroviki, poznate vse svoje odgovornosti?

Kadrovska služba se je pred leti razvijala v precej drugačnem družbenem okolju. V njem ni bilo take konkurence za kadre, saj so zaposleni običajno dolgoročno ostajali pri istem delodajalcu. Glavni poudarek dela v kadrovski službi je bil na zagotavljanju osnovne skladnosti in na administraciji.

Takrat so se kadrovski oddelki ukvarjali predvsem z nalogami, kot so priprava pogodb, obdelava plač, vodenje disciplinskih postopkov in postopkov odpovedi ter zagotavljanje spoštovanja delovnopravnih predpisov. Imeli so ključno vlogo pri vzdrževanju reda in zakonitosti.

Kot odvetnica sem z notranjimi kadrovskimi oddelki sodelovala večinoma v povezavi s pomočjo pri disciplinskih ukrepih in odpovedih pogodb o zaposlitvi in seveda ob zastopanju strank v delovnopravnih sporih.

Vendar se je vloga kadrovske službe v zadnjih letih močno spremenila.

Danes je trg dela dinamičen ekosistem. Množica podjetij se bori za prevlado na trgu, kar povečuje konkurenco tudi pri boju za talente.

Eden glavnih izzivov, s katerimi se soočajo delodajalci, je zaposlovanje in ohranjanje najboljših. Ker je na voljo veliko možnosti za zaposlitev, so zaposleni bolj nagnjeni k raziskovanju različnih poklicnih poti, zaradi česar je delodajalcem vse težje zagotoviti in ohraniti usposobljeno delovno silo.

Zaradi dostopnosti do informacij, ki omogočajo ozaveščanje in spodbujajo kritično razmišljanje, so teme, kot so duševno zdravje ter raznolikost in vključevanje, vse bolj pomembne. Zato se morajo ustrezno obravnavati tudi na delovnem mestu. Tudi sicer imajo zaposleni zaradi splošnega trenda in sprememb v miselnosti v družbi vse večja pričakovanja do svojih delodajalcev. Pričakujejo več kot zgolj redno mesečno plačilo plače.

Zato ni več dovolj, da se kadrovska služba osredotoča le na administrativna opravila in skladnost s predpisi. Danes je kadrovskim službam zaupana večplastna vloga pridobivanja, vključevanja, razvoja in ohranjanja talentov. Od kadrovske službe se pričakuje priprava strategije, ki ne le zagotavljajo skladnost z delovnopravno zakonodajo, temveč tudi spodbuja vključenost, družbeno odgovorno ravnanje ter podpira osebno in poklicno rast zaposlenih.

V čem se še lahko specializirate?

Kot vse v današnji družbi tudi spremembe v vlogi kadrovske službe potekajo izredno hitro. Že iz zgoraj opisanega ni težko razumeti, da se vloge v kadrovski službi med seboj razlikujejo in vsaka od njih zahteva poseben nabor znanj in spretnosti.

Zagotavljanje skladnosti z delovnopravno zakonodajo je specializirano področje. Zahteva dobro poznavanje spreminjajoče se delovnopravne zakonodaje, sodne prakse in novih zahtev vezanih na proti-diskriminacijske standarde in zagotavljanje osnovnih človekovih pravic v delovnih razmerjih.

Da gre za področje, ki zahteva predanost in nenehno samoizobraževanje, dokazuje samo nekaj od letošnjih delovnopravnih novosti:

spremembe na področju delovnopravnih evidenc,
pridobivanje delovnih dovoljenj,
novi predpisi na področju zaščite prijaviteljev in poklicnih bolezni in
vpeljava ESG poročanja,
interventni ukrepi, vezani na nedavne poplave.

Pri pripravi smernic in politik na tem področju je treba ohraniti strogo profesionalno distanco do interesov in potreb zaposlenih ter organizacije poslovanja. Glavni cilj je zagotavljanje skladnosti.

Nasprotno pa delo z razvojem zaposlenih, ki zajema postopke zaposlovanja, vključevanja in razvoja, zahteva povsem drugačen pristop. Ta temelji na vzpostavljanju pristnih stikov z zaposlenimi in spodbujanju njihove poklicne rasti.

Posamezniki, ki delajo na tem področju, potrebujejo psihološka in socialna znanja. Razumeti morajo celokup prepletenih interesov in medosebnih odnosov, da lahko oblikujejo mehke učinkovite politike, ki se bodo zlile in prelile v kulturo v podjetjih. Ta vidik mora biti vključen v delovno okolje, saj se vrti okoli posameznikov, spodbujanja občutka pripadnosti in zavzemanja za njihov razvoj v organizaciji.

Opažam, da združitve teh dveh popolnoma različnih vlog v enem posamezniku ali eni službi lahko privede do konfliktov. Zahteve po nepristranskosti pri spoštovanju delovnopravne zakonodaje so v navzkrižju s potrebo po osebnem sodelovanju pri razvoju talentov. Iskanje ravnovesja med tema nasprotujočima si vlogama pa je zahtevno.

Tako je naloga notranjih kadrovskih strokovnjakov, ki morajo opravljati te vloge v istem oddelku ali celo v isti osebi malodane shizofrena. Namreč, spodbujati morajo prijazne in privlačne odnose z zaposlenimi ter hkrati nadzorati disciplinske postopke in zagotavljati strogo spoštovanje delovnopravne zakonodaje.

Pri tem ne smemo pozabiti še na pritiske s strani potreb poslovanja podjetji in vodij, ki nemalokdaj ne poznajo striktnosti delovnopravnih predpisov in bi želeli prilagoditi delovne procese njihovim zamislim o optimalni organizaciji dela.

Kakšna je dodana vrednost zunanjih pravnih strokovnjakov?

Združitev tehničnega strokovnega znanja na področju skladnosti z delovnopravno zakonodajo in mehkejših, na ljudi osredotočenih kadrovskih veščin je nujna za uspeh v današnjem večplastnem poslovnem okolju. Vprašanje pa je, če se lahko združita v eni osebi oziroma eni ekipi. Ne le zaradi raznolikosti znanj in veščin, ampak tudi zaradi konfliktnih situacij, v katerih se lahko oseba oziroma ekipa znajde, če so vse te vloge združene pod enim okriljem.

Pri tem je pomemben izziv tudi prepričati vodje in vodstvene ekipe, da v celoti sprejmejo stroga delovnopravna pravila. Pri zagotavljanju skladnosti namreč ni bližnjic ali obvodov, kar je včasih težko razumeti. Slišimo lahko celo negodovanje, da v zdajšnjih časih kadrovske službe vodijo podjetja, namesto da bi bilo to prepuščeno poslovodstvu.

Vendar je ključno razumeti, da skladnost z delovnopravno zakonodajo ne pomeni le upoštevanja togih pravil. Gre za varovanje ugleda podjetja, zmanjševanje pravnih tveganj ter spodbujanje pravičnega in vključujočega delovnega procesa.

V takšnih primerih menim, da lahko kadrovski službi ali podjetjem, priskočijo na pomoč zunanji strokovnjaki z visoko stopnjo zaupanja in ugleda. Kadrovske službe oziroma podjetja brez kadrovskih služb lahko podprejo z nepristranskim strokovnim znanjem in zagotovijo, da bo skladnost s predpisi ostala objektivna in brez morebitnih navzkrižij interesov.

Njihova nepristranskost in poglobljeno poznavanje delovnopravne zakonodaje sta lahko močan glas pri prepričevanju direktorjev in vodij o pomembnosti skladnosti. Pogled zunanjega strokovnjaka ima pogosto dodatno težo in poveča verodostojnost argumenta, da se o določenih pravilih ne sme pogajati.

Zanimivo je, da nas včasih stranke angažirajo, čeprav so zaposleni v kadrovskih službah dobro seznanjeni z določeno pravno problematiko. Vendar ima pravno mnenje iz zunanjega vira ali predavanje zunanjega strokovnjaka tisto moč, ki zagotovi, da dajo vodje in vodstvo ustrezno prednost skladnosti.

Posamezniki, ki se osredotočajo na skladnost in pravne zadeve, služijo kot ključni steber pri varovanju integritete organizacije. Menim, da ta del še najlažje (in morda tudi najbolj smiselno) prepustiti zunanjim strokovnjakom. V primerih, ko ta del ne prevzamejo zunanji strokovnjaki, bi bilo smiselno umestiti te specializirane ekipe v pravne oddelke oziroma oddelke za skladnost in na ta način zmanjševati navzkrižja interesov.

Kdaj so zunanji svetovalci zares učinkoviti?

Iz zgoraj navadnih razlogov in ob upoštevanju zapletenega in hitro razvijajočega se področja delovnega prava je po mojem mnenju vloga zunanjih svetovalcev vse bolj nepogrešljiva. Vendar je po mojih izkušnjah učinkovitost zunanjih pravnikov odvisna od več kot le pravnega znanja. Potrebno je poglobljeno razumevanje notranjega delovanja, organizacije in edinstvenih odnosov v podjetju.

V sodobnem poslovnem svetu vsaka organizacija deluje kot poseben subjekt z lastno kulturo, vrednotami in strukturami. Zato univerzalni pravni pristop ni več vzdržen. Da bi zunanji svetovalci lahko zagotovili ustrezne nasvete, ki resnično upoštevajo posebne potrebe in zapletenost podjetja, se morajo poglobiti v notranjo dinamiko organizacije, da lahko oblikujejo celovite in prilagojene pravne rešitve, predvsem pa zagotovijo, da kaj ni spregledano.

Pri tem imajo ključno vlogo notranji kadrovski oddelki. Le notranji zaposleni imajo lahko pravi vpogled v delovanje organizacije, dinamiko razmerij med zaposlenimi in socialnimi partnerji. Podroben prenos teh bistvenih notranjih informacij zunanjim strokovnjakom lahko omogoči, da slednji učinkovito opravijo svojo nalogo.

Tudi pri svojem delu opažam, da sodobno delovno okolje zahteva, da zunanji svetovalci presežemo tradicionalne pravne vloge zastopanja strank v delovnopravnih sporih in zavzamemo bolj svetovalno držo.

S pomočjo notranjih kadrovskih strokovnjakov se moramo potopiti v notranjo strukturo, da jim lahko nudimo pravočasne, prilagojene pravne nasvete v zvezi s širokim naborom vprašanj, vezanih na skladnost notranjih politik in ravnanj. V primerih, ko imamo pri strani sogovornika, ki pozna vsaj osnove delovnopravnih vsebin, imamo veliko boljše možnosti za zagotavljanje hitrega in dobro informiranega pravnega svetovanja. Na ta način se ne pospeši le odzivni čas, temveč se tudi zagotavlja, da ne ostane kakšna pomembna informacija spregledana.

Nemalokdaj skupaj z notranjimi strokovnjaki oblikujemo politike, ki bodo omogočale doseganje ciljev. To privede do učinkovitejših pravnih strategij, ki so usklajene z edinstvenimi potrebami organizacije. V dobi, ko sta prilagodljivost in specializacija najpomembnejši, to partnerstvo med zunanjimi pravnimi strokovnjaki in notranjim znanjem postane nepogrešljivo.

Sklep: ali vse prepustiti zunanjim pravnim strokovnjakom?

V zaključku tega članka se vrnimo k vprašanju o vlogi notranjih kadrovskih služb. Moje mnenje je, da so notranje kadrovske službe ključne za opravljanje mehkih funkcij, obenem pa so nepogrešljive tudi iz vidika zagotavljanja skladnosti z delovnopravno zakonodajo.

Spremembe v naravi dela z zaposlenimi so očitne. Čeprav je mogoče, da se včasih zunanji strokovnjaki zdijo kot idealna rešitev za reševanje kadrovskih in pravnih vprašanj, se moramo zavedati pomembnosti notranjih kadrovskih strokovnjakov.

Ti posamezniki so edini, ki imajo resničen vpogled v notranje delovanje organizacije, njene kulture in v odnose. To dragoceno znanje jim omogoča, da sodelujejo z zunanjimi pravnimi svetovalci na način, ki zagotavlja celovite in prilagojene pravne rešitve.

V današnjem sodobnem poslovnem okolju, kjer je prilagodljivost in specializacija ključnega pomena, verjamem, da notranje kadrovske službe v sodelovanju z zunanjimi pravnimi strokovnjaki igrajo nepogrešljivo vlogo pri oblikovanju odpornih, usklajenih in uspešnih podjetij, ki se uspešno prilagajajo zahtevam nenehnega spreminjanja. Skupaj lahko dosežejo sinergijo, ki zagotavlja optimalne rezultate in zadovoljstvo vseh vpletenih strani.

Literatura in viri

^[1] Skupina Octopus Energy Group je britanska skupina za obnovljive vire energije, specializirana za trajnostno energijo. Ustanovljena je bila leta 2015. Sedaj zaposluje več kot 3000 zaposlenih in ima okoli 3 milijone uporabnikov ter je v letu 2022 ustvarila za 4.2 miljardi prihodkov (vir: spletna stran https://octopus.energy/ )

^[2] https://www.bbc.com/news/business-56130187