(OPOMBA: Dne 24. 4. 2020 smo objavili posodobljeno različico tega prispevka, ki je na voljo na povezavi https://www.jadek-pensa.si/sklic-in-izvedba-skupscine-d-d-v-casu-ukrepov-za-omejitev-sirjenja-covid-19-2/.)
Ali lahko skličemo virtualno skupščino?
Skupščina delničarjev se praviloma opravi v osebni (fizični) prisotnosti delničarjev ali njihovih pooblaščencev, veljavni Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) pa že danes dopušča, da se delničarji udeležijo skupščine ali glasujejo pred skupščino ali na njej s pomočjo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti, vendar pod pogojem, da je le-to urejeno v statutu družbe (297 (4) ZGD-1). V statutu družbe je treba urediti postopek izvedbe skupščine, pri čemer je zlasti pomemben način identifikacije delničarjev ter zagotovitev varnega in delujočega sistema elektronskega komuniciranja. Statut lahko tudi pooblasti poslovodstvo, da ta postopek podrobneje uredi. Družbe, ki imajo takšno pooblastilo v statutu, lahko nemudoma pristopijo k ureditvi tega postopka.
V Nemčiji je bila korporacijska zakonodaja že prilagojena in se lahko skupščine izvajajo na korespondenčen (virtualen) način, tudi če tega nimajo izrecno urejenega v statutu družbe. Menimo, da bi bila takšna izredna začasna prilagoditev zakonodaje smiselna tudi pri nas.
Kaj če je izvedba skupščine nujno potrebna?
Predlagamo, da sklice skupščin odložite na kasnejši čas, saj je po sedaj veljavni zakonodaji nujno izvesti redno letno skupščino šele do 31. 8. 2020. Pri posamezni družbi pa seveda lahko nastopijo okoliščine, zaradi katerih bi bilo treba skupščino izvesti pred tem datumom.
V primeru nujnih točk odločanja, npr. imenovanja članov nadzornega sveta ali upravnega odbora, ki jim je (bo) potekel mandat, je treba ločiti dve situaciji. Če je (bo) potekel mandat le nekaterim članom, vendar ima mandat še vedno toliko članov, da organ lahko veljavno zaseda in sprejema sklepe (je sklepčen), potem imenovanje novih članov nadzornega organa ni nujno, saj lahko organ veljavno deluje tudi, če niso imenovani vsi člani nadzornega organa. V tem primeru sklic skupščine ni nujen.
Če pa bo delovanje nadzornega sveta ali upravnega odbora ovirano zaradi potekov mandatov (organ ne bo več sklepčen), pa je situacija bolj zahtevna. V normalnih razmerah bi manjkajočega člana nadzornega sveta ali upravnega odbora lahko imenovalo sodišče na predlog uprave ali drugih zainteresiranih oseb, vendar sodišča sedaj o tem ne odločajo (Odredba Vrhovnega sodišča RS z dne 13. 3. 2020).
Ali s sklicem skupščine kršimo omejitve javnega zbiranja in gibanja?
Skupščina družbe ni javen dogodek, saj so skupščine namenjene le delničarjem, ne pa splošni javnosti. Je delovni sestanek delničarjev, na katerem sprejemajo odločitve, za katere jih pooblašča ZGD-1. Skupščina delničarjev je organ družbe, zato njeno zasedanje sodi v redno dejavnost družbe. Dejavnost gospodarske družbe pa je gospodarska dejavnost. Fizičnim osebam je dovoljeno gibanje, dostop in zadrževanje na javnem kraju za opravljanje gospodarske dejavnosti (2. alineja 3(1) člena Odloka o začasni splošni prepovedi gibanja in zbiranja ljudi na javnih mestih in površinah v Republiki Sloveniji ter prepovedi gibanja izven občin; »Odlok«), tako da se skupščine lahko udeležijo tudi, če je njihovo bivališče zunaj občine, v kateri bo izvedena skupščina.
Ker je gibanje posameznikov med občinami omejeno, priporočamo, da prijavljenim osebam družba izda potrdilo o prijavi in udeležbi na skupščini družbe, s katerim se bodo lahko posamezniki izkazali ob morebitnem preverjanju s strani pristojnih organov. Na to jih velja posebej opozoriti.
Kako zmanjšati število udeležencev na skupščini?
Tako družba kot delničarji bi si morali prizadevati, da se skupščine udeleži čim manj fizičnih oseb, zato je nadvse primerno zbiranje pooblastil. To je treba najaviti tudi v samem sklicu skupščine. Delničarji lahko namreč dajo pooblaščencem zelo omejena pooblastila (jasno določeno stališče k posameznemu predlogu sklepa na dnevnem redu) ali pa splošno pooblastilo. Zbiranje pooblastil je treba izvesti v skladu s 310. členom ZGD-1. Kadar so delničarji med seboj povezane osebe, se je smotrno dogovoriti, da jih zastopa s fizično udeležbo le eden izmed njih, po pooblastilu ostalih.
V primeru izvedbe skupščine je primerno, da se skupščine udeleži čim manj predstavnikov poslovodstva in nadzornega organa (le kolikor je nujno potrebno), na dnevni red pa naj se uvrstijo le nujne točke. Vse, kar ni nujno, naj se uvrsti na dnevni red skupščine, ki bo sklicana po koncu ukrepov za preprečevanje širjenja epidemije COVID-19.
Ali moramo na skupščini izvajati zaščitne ukrepe?
Skupščine pa se seveda lahko udeležijo le tisti delničarji, ki pravočasno prijavo svojo udeležbo v skladu s statutom družbe in sklicem skupščine. Skupščino s fizično prisotnostjo delničarjev in njihovih pooblaščencev je treba izvesti skladno z varnostnimi ukrepi za preprečevanje širjenja epidemije COVID-19, ki jih določa 6. člen Odloka – ohranjanje varne razdalje, uporaba zaščitnih mask in rokavic.
Kako naj zagotovimo ustrezne informacije delničarjem pred skupščino?
Družba mora delničarjem omogočiti vpogled v gradivo skupščine na sedežu družbe (297.a člen ZGD-1). V izogib nenujnim stikom predlagamo, da se kopija gradiva dostavi vsakemu delničarju na njegovo zahtevo oziroma da se gradiva v celoti objavijo na spletni strani družbe.
Čeprav družba ne more izvesti virtualne skupščine, ker nima potrebnih določb v statutu, pa lahko zaradi zagotavljanja transparentnosti delovanja omogoči video prenos skupščine za delničarje, ki so svojo udeležbo pravočasno prijavili, če ima na razpolago ustrezno tehnologijo.
Ali bomo lahko zagotovili prisotnost notarja?
Pri izvedbi skupščin je treba paziti tudi na omejitve pri poslovanju notarjev, zato je treba z izbranim notarjem v naprej preveriti čas in pogoje izvedbe skupščine. Poslovanje notarjev je sedaj časovno omejeno (Odredba o začasnem delovnem času notarjev v času trajanja epidemije virusne okužbe SARS-CoV-2 (COVID-19)), predsednik Notarske zbornice Slovenije pa lahko sprejme še dodatne začasne ukrepe v zvezi s poslovanjem notarjev.
Kaj pa poslovanje nadzornih organov?
Upravni odbor in nadzorni svet naj nadaljujeta svoje delo, pri čemer naj seje opravljata na korespondenčen način oziroma z uporabo telefonskih konferenc, elektronskih medijev ali kako drugače, tako da se člani izognejo osebnemu fizičnemu stiku. Tudi če takšen način poslovanja ni predviden po poslovniku, se lahko seje opravijo na takšen način neposredno na podlagi ZGD-1. To ne bo mogoče le v primeru, da statut ali poslovnik tak način poslovanja izrecno izključujeta. Če gre le za poslovniško določbo, potem lahko organ na prvi seji, ki jo izvede s fizično prisotnostjo, takšne poslovniške določbe popravi in dopolni glede na potrebe v danih okoliščinah. Večja zadrega bo nastala, če korespondenčen način delovanja organa izključuje statut, saj bi bila v tem primeru potrebna sprememba statuta na skupščini družbe. V primeru, da statut ne predpisuje soglasja vseh članov za izvedbo korespondenčne seje, priporočamo, da v poslovniku omilite to določbo in začasno predvidite, da soglasje vseh ni potrebno, ampak le večine (257(7) ZGD-1).